7 zasad savoir-vivre podczas wideokonferencji

Dziś wideokonferencje stały się codziennością. Przymusowa praca zdalna sprawiła, że zamiast spotkań w firmie – organizujemy burze mózgów online. Dla niektórych taka sytuacja to nowość, dlatego warto poznać najważniejsze zasady savoir-vivre podczas rozmów online.

Po pierwsze: zadbaj o siebie

Home office nie zwalnia Cię z dbania o własny wygląd. Nie musisz od razu zamieniać piżamy na garnitur przed wideokonferencją, ale postaraj się wyglądać schludnie. Jeśli na co dzień koledzy z zespołu widzą Cię w jeansach i koszuli to nie zmieniaj tych przyzwyczajeń. Ubierz się wygodnie i zachowaj swój styl. Zrezygnuj ze sportowej bluzy z kapturem, a jeśli masz zamiar umyć włosy to upewnij się, że zdążysz je wysuszyć przed spotkaniem, aby nie witać współpracowników z ręcznikiem na głowie.

To może Cię zainteresować: 5 aplikacji do zarządzania czasem

Po drugie: ustaw kadr

Nikt nie wymaga od Ciebie, żebyś posprzątał całe mieszkanie przed rozmową online. Pamiętaj tylko, by zadbać o kadr, który będą widzieli Twoi rozmówcy. Bałagan nie tylko sprawia, że inni mogą szybko zmienić o Tobie zdanie, ale też skutecznie odwraca uwagę od Twojej twarzy. A jeśli mowa już o twarzy – ustaw kamerę tak, aby uczestnicy wideokonferencji widzieli obraz od czubka Twojej głowy po środek klatki piersiowej. Zapomnij o perspektywie żaby (kamera pod twarzą) lub ptaka (kamera nad twarzą).

Po trzecie: sprawdź sprzęt

Jeszcze przed rozpoczęciem telekonferencji sprawdź, czy Twój laptop jest naładowany, słuchawki i mikrofon działają i nie masz problemów z internetem. Taki test pozwoli Ci uniknąć stresu, a dzięki przygotowaniu okażesz szacunek odbiorcy, który nie będzie musiał na Ciebie czekać i marnować cennego czasu. Bądź gotowy do rozpoczęcia rozmowy chwilę wcześniej. Jeśli spotkanie odbywa się w tzw. pokoju dołącz do niego kilka minut wcześniej i cierpliwie poczekaj. Na konferencję (nawet online) nie wypada się spóźnić.

Po czwarte: przygotuj się

Przed telekonferencją przygotuj wszystkie niezbędne materiały. Jeśli potrzebujesz danych statystycznych, notatnika, książki – miej je pod ręką. Nie ma sensu krzątać się po pokoju podczas spotkania czy przerzucać notatek w poszukiwaniu ważnych ustaleń. Szanuj czas współpracowników.

Po piąte: skup się

Rozmowa online rządzi się bardzo podobnymi zasadami, co spotkanie twarzą w twarz. Wycisz telefon, wyloguj się ze wszystkich mediów społecznościowych, wyłącz TV i radio, jeśli znajdują się w tym samym pokoju, w którym prowadzisz rozmowę. Skup się na współpracownikach, wykazuj zainteresowanie, nie spoglądaj co chwilę w telefon i nie stukaj w klawiaturę.

Sprawdź: 7 bezpłatnych narzędzi do pracy zdalnej

Po szóste: ogranicz gestykulację

Odłóż żarty na bok. Wideokonferencja to nie miejsce na prywatne pogaduszki. Rozmawiaj tylko na tematy związane z pracą, a kiedy się wypowiadasz zapanuj nad gestykulacją. Jeśli masz tendencję do żywego gestykulowania – spróbuj zapanować nad rękami. Samokontrola jest ważna, inaczej rozmówcy mogą mieć wrażenie, że chcesz ich zaatakować podczas rozmowy.

Po siódme: zachowaj spokój

Podczas spotkania online mów spokojnym głosem. Opanuj emocje i nerwy. Staraj się co kilka zdań robić krótkie przerwy, żeby jeśli ktoś chce coś dodać – miał na to okazję. Działa to też w drugą stronę. Nie przerywaj innym. Nie ma nic gorszego niż nakładające się na siebie głosy podczas wideokonferencji. Jeśli akurat nic nie mówisz, wycisz mikrofon. Hałas i szum może przeszkadzać innym uczestnikom spotkania.

Szukasz spokojnej i bezpiecznej przestrzeni do pracy? Kliknij tutaj i sprawdź biura Solutions.Rent.