8 kroków do lepszej organizacji czasu

Ciągle brakuje Ci czasu. Doba jest zbyt krótka, a Ty kolejny dzień nie jesteś w stanie wykonać wszystkich zaplanowanych aktywności. Czy wszyscy tak mają? Niekoniecznie. Poznaj kilka sprawdzonych sposobów na lepszą organizację czasu.

– Liczne badania pokazują, że maksymalny czas skupienia nad zadaniem to 90 minut. Z tej perspektywy nie ma sensu pracować dużej longiem. Warto robić przerwy. Dzięki nim dbamy o świeżość umysłu, ale i lepiej dysponujemy własnym czasem – mówi Marta Kamińska z Solutions.Rent.

Multitasking? Nie!

Kilka zadań na raz – wszystkie z deadlinem na wczoraj? Mnogość szczegółów i detali wprowadza chaos do Twojej pracy. Multitasking zamiast sprawić, że zadania wykonasz szybciej – przysporzy Ci jeszcze więcej stresu. Skup się na jednej rzeczy. Jeśli ją zrobisz – przejdź do następnej. Tak zwiększysz produktywność w ciągu dnia pracy.

Zobacz również: Social media detox – jak social media wpływają na mózg?

Ustal priorytety

Dzień zacznij od listy priorytetów. Które zadania są najważniejsze? Które z nich możesz przełożyć na inny dzień? Które możesz oddelegować do innych osób z zespołu? Postaraj się wypełnić pierwszą część dnia najważniejszymi zadaniami. Im bliżej do wyjścia z pracy, tym mniej chętnie wykonujesz zadania, prawda?

Czy wiesz, że…

Równowagę w ciągu dnia pracy pozwoli Ci zachować zasada: 1 dzień – 1 duże zadanie. Do głównego priorytetu, dodaj kilka mniejszych i staraj się, aby tych zadań nie było więcej niż 5.

Wyznacz cele

Przed wykonaniem określonego zadania – wyznacz konkretny cel. Kiedy masz go na horyzoncie – łatwiej jest Ci go osiągnąć. Dobrze zaplanowana praca to już pierwszy krok do lepszej organizacji czasu. Oszacuj, ile zajmie Ci wykonanie konkretnych zadań, a potem zmierz to jednym z dostępnych narzędzi np. Clockify. Licznik czasu pracy będzie dodatkowo motywował, ale też nauczy lepiej wyceniać własną pracę.

Zorganizuj przestrzeń

Nie musisz mieć natury pedanta, żeby zaoszczędzić trochę czasu w ciągu dnia. Prosta zasada mówi, że rzeczy należy odkładać na przeznaczone im miejsce. Pomyśl, ile czasu możesz zyskać, jeśli nie będziesz każdego dnia szukać ładowarki do telefonu, słuchawek bezprzewodowych czy okularów. To naprawdę cenne minuty, prawda?

To może Cię zainteresować: 5 aplikacji do zarządzania czasem [PRACA ZDALNA]

Wprowadź zasady

Jeśli możesz coś zrobić w mniej niż dwie minuty, zrób to od razu. Znasz tę zasadę? Spróbuj ją zastosować w codziennym życiu. Mini – zadania, z którymi uporasz się w ciągu zaledwie chwili – nie muszą czekać na koniec dnia. Możesz zrealizować je od razu, dzięki czemu zyskasz więcej odhaczonych punktów na liście „to-do”.

Korzystaj z narzędzi

Nie da się ukryć, że narzędzia ułatwiają pracę, planowanie i organizację czasu. Od notesów i kalendarzy przez systemy monitorowania czasu pracy, po narzędzia do zarządzania zespołem czy projektem (Asana, Trello). Warto z nich korzystać, bo porządkują zadania i pozwalają nimi zarządzać w czasie. Wybierz ulubione narzędzie i ciesz się nim na co dzień.

Wykorzystuj wolne chwile

Zastanawiałeś się, ile czasu tracisz w korkach? W kolejce do lekarza, a może w sklepie? Wykorzystaj go. Co prawda, nie popracujesz na komputerze, ale wolny kwadrans możesz wykorzystać, by posłuchać audiobooka, czy pouczyć się języka obcego na jednej z popularnych aplikacji. Czas? Uratowany!

Mów stop

Kiedy Twój wzrok wędruje na kolejny portal plotkarski, Instagram czy feed na Facebooku powiedz: STOP. Właśnie marnujesz cenny czas, surfując po internecie bez konkretnego celu. Informacja o nowej aferze w show biznesie, czy przejrzenie kolejnego albumu zdjęć z podróży znajomych nie sprawią, że zrealizujesz cele, a tym bardziej nie nauczą Cię lepszej organizacji czasu.

Czas w pracy należy wykorzystać na obowiązki zawodowe. Staraj się jednak zachować równowagę. Rób przerwy – 5 minut na każdą przepracowaną godzinę (po 4 godzinach – dłuższa przerwa). Kiedy jesteś zmęczony, możesz popełnić więcej błędów. Nie warto.

Szukasz biura do wynajęcia w Warszawie? Kliknij tutaj i sprawdź biura Solutions.Rent