5 błędów, których nie należy popełniać podczas rozmów z klientami

Obsługa klienta to bardzo ważny aspekt w większości firm. Niezależnie od tego, w jakiej branży pracujesz, te 5 błędów może zaburzyć relację i spowodować, że nowe osoby nie będą zainteresowane Twoją ofertą. Jak ich uniknąć? Przeczytaj artykuł. 

Język niedopasowany do odbiorcy 

W każdej branży istnieją konkretne słowa, zwroty i skróty myślowe, których używamy na co dzień. Sprawdzają się one w komunikacji ze współpracownikami, ale niekoniecznie są dobrym wyborem przy rozmowie z klientem. Jeśli będzie wiedzieć co masz na myśli i nie będzie chciała skorzystać z usług czy kupić produktu. Tłumacz wszystkie kwestie prostym, codziennym językiem. Pokazuj najlepsze rozwiązania, proponuj spersonalizowane rozwiązania i przedstawiaj konkretne korzyści wynikające z oferty. 

Brak zwrócenia uwagi na potrzeby 

Twój szef bardzo chce podnieść sprzedaż produktu, więc próbujesz go zaproponować każdemu, z kim rozmawiasz? To szybka droga do porażki. Zamiast skupiać się na mówieniu, najpierw z pełną uwagą wsłuchaj się w potrzeby. Spokojnie zastanów się, czy na pewno oferta spełnia jego oczekiwania, czy może jest tylko szablonem, z którego korzystasz od miesięcy?

Spodoba Ci się również: Jak utrzymywać dobre relacje z klientami? 

Nieprzyznawanie się do błędów 

Każdy z nas czasami popełnia błędy. Nie odpisanie na e-mail, nie wywiązanie się z obietnic, pominięcie konkretnego punktu w umowie czy niezrealizowany cel. To bardzo istotne, aby w razie takich sytuacji zachować zimną krew i ze spokojem wytłumaczyć klientowi z czego to wynika. Przeprosiny i rekompensata powinny pomóc zachować odpowiednie relacje. 

Brak dobrze wyszkolonego zespołu 

Pierwszym kontaktem z klientem zazwyczaj jest sprzedawca lub handlowiec. Później cała odpowiedzialność spoczywa na zespole do spraw obsługi klienta. Jeśli chcesz, aby wszystkie rozmowy były owocne i profesjonalne, zespół powinien być nie tylko dobrze poinformowany o usługach i produktach, aby móc odpowiadać na pytania, ale również znać sytuację konkretnej osoby czy firmy. Jak przygotować się do spotkania z klientem?

• Zwróć uwagę z kim rozmawiasz – zapisz imię, nazwisko oraz stanowisko. 
• Zapytaj wcześniej o uwagi, jeśli to możliwe i przyjdź z gotowymi rozwiązaniami.
• Wykaż się cierpliwością i zrozumieniem, słuchaj potrzeb i wątpliwości.

Dzięki temu klient poczuje się zrozumiany i zaopiekowany, niezależnie od tego, z jaką sprawą do Ciebie przychodzi. 

Długi czas odpowiedzi 

Każdy właściciel firmy wie, że doba powinna mieć trochę więcej godzin, niż ma. Przekłada się to na zmęczenie oraz niedotrzymywanie terminów, co niestety bardzo negatywnie wpływa na relacje z klientami. Spróbuj zautomatyzować część rzeczy – przygotuj szablony e-maili, prezentacji czy agend spotkań. Ustaw automatyczną wysyłkę wiadomości, w której poinformujesz ile wynosi czas oczekiwania. Staraj się codziennie czytać i odpowiadać na e-maile. Odpowiednia organizacja to klucz do sukcesu. Jeśli klient będzie zbyt długo czekał, istnieje prawdopodobieństwo, że przeniesie się do konkurencji. 

Przeczytaj też: 8 kroków do lepszej organizacji czasu 

Pamiętaj, że łączą Was przede wszystkim relacje biznesowe. Jeśli wyeliminujesz te 5 błędów, to rozmowy z klientami staną się prostsze, bardziej profesjonalne, a problemy nie będą miały już tak dużego wpływu na funkcjonowanie biznesu. 

Szukasz biura do wynajęcia w Warszawie? Kliknij tutaj i sprawdź biura Solutions.Rent