9 zasad pisania biznesowych e-maili

Wiesz, że wiadomości bez tematu lądują w SPAM-ie? Szczegółowo określ, czego dotyczy Twój e-mail. Większość skrzynek pocztowych wyświetla 60 znaków w temacie wiadomości, jednak na smartfonie odbiorca zobaczy jedynie połowę z nich. Co to oznacza? Temat powinien mieć maksymalnie 6 słów. Dobra rada: nie pisz, że wiadomość jest ofertą. Mała szansa, że ktoś ją otworzy.

Jeśli wysyłasz e-maila do osoby, z którą kontaktujesz się po raz pierwszy, użyj jednego ze sformułowań: „Szanowna Pani/Szanowny Panie/Szanowni Państwo”. Jeżeli natomiast prowadzisz korespondencję już jakiś czas, możesz przejść na mniej formalny sposób, czyli: „Pani Anno/Panie Janie”. Zwracanie się na „ty” jest dopuszczalne jedynie w sytuacji, kiedy znasz osobiście daną osobę i utrzymujesz z nią stosunki koleżeńskie.

Pamiętaj!

Unikaj słowa „witam” w e-mailach. Oznacza ono nadrzędność nadawcy, a więc może używać go jedynie osoba z wyższym stanowiskiem. Niektórzy językoznawcy twierdzą jednak, że zwrot ten powinien być stosowany tylko w odniesieniu do fizycznej przestrzeni (np. witanie gościa w domu).

Zobacz też: 5 wskazówek, jak pracować w open space’ie

Na początku wiadomości przedstaw się lub przypomnij odbiorcy. Niech adresat zorientuje się, kto do niego pisze. Jeśli poznaliście się na spotkaniu biznesowym, konferencji, warsztatach – poinformuj o tym. Zrób to samo, jeśli ktoś ze znajomych polecił Ci kontakt właśnie z tą osobą.

Na początku wiadomości powinieneś wyjaśniać, w jakim celu piszesz. Zrób to konkretnie i prosto. Nie owijaj w bawełnę. Odbiorca chce znać powód Twojego e-maila. Zanim jeszcze zaczniesz pisać, zastanów się, co tak naprawdę chcesz powiedzieć.

Chcesz, aby odbiorca e-maila zareagował w określony sposób? Napisz o tym. Uwierz, że zdanie: „Jeśli są Państwo zainteresowani współpracą, proszę o kontakt telefoniczny” może Ci pomóc nawiązać relacje biznesowe. Na końcu wiadomości zaznacz też wyraźnie, że oczekujesz odpowiedzi.

To może Cię zainteresować: Jak pracują ludzie sukcesu?

E-mail biznesowy zakończ pożegnalnym zwrotem grzecznościowym, np. „Z wyrazami szacunku/Z poważaniem/Łączę pozdrowienia”. W firmowej stopce umieść wszystkie dane kontaktowe. Imię, nazwisko, nazwę firmy i jej adres, ale również stronę www. Nie zapominaj o numerze telefonu i adresie e-mail. W końcu chcesz, aby odbiorca się z Tobą skontaktował, prawda?

Jeśli planujesz wysłać w wiadomości załącznik, poinformuj o tym odbiorcę i krótko opisz, co się w nim znajduje. Staraj się, aby pliki były w jak najmniejszym rozmiarze, by nie zapychać skrzynki odbiorcy. Stosuj takie rozszerzenia dokumentów, które z łatwością można otworzyć na każdym komputerze.

E-mail powinien być zwięzły. Nikt nie ma wystarczająco dużo czasu, aby tracić go na przeglądanie skrzynki pocztowej. Pisanie konkretnych wiadomości zaoszczędzi czas Twój i Twojego odbiorcy. Zadbaj, aby e-mail był atrakcyjny dla oka. Podziel tekst na akapity, stosuj wypunktowania. Jeśli Twoja firma posługuje się konkretnym fontem, nie bój się używać go w e-mailach.

Pamiętaj!

To, w jaki sposób piszesz e-maila, świadczy o tym, jak traktujesz adresata wiadomości. Nie stosuj gotowych szablonów. Pisz konkretnie i okazuj szacunek drugiej osobie. Zwróć uwagę na formatowanie treści, aby wiadomość była nie tylko logiczna, ale też spójna pod względem graficznym.

Wiadomości elektroniczne nie zwalniają z przestrzegania zasad poprawnej polszczyzny. Wyeliminuj błędy ortograficzne, stylistyczne i interpunkcyjne. Przeczytaj wiadomość przed wysłaniem – to pozwoli Ci uniknąć literówek. Nie jesteś pewny, jak coś napisać? Na szczęście większość programów pocztowych ma funkcję sprawdzania pisowni.

Szukasz miejsca do rozkręcenia własnego biznesu? Kliknij tutaj!