Lean Coffee – czy to dla Ciebie?

Masz dość długich spotkaniach o wszystkim i o niczym? Marzysz, żeby kolejna burza mózgów nie zajęła więcej niż godzinę. Lubisz spotykać się z zespołem – nawet zdalnie, ale szkoda Ci czasu na pogadanki bez celu? Wypróbuj metodę Lean Coffee.

Czy wiesz, że…

Według informacji z oficjalnej strony: „Lean Coffee to ustrukturyzowane, ale pozbawione agendy spotkanie. Uczestnicy zbierają się, tworzą agendę i rozpoczynają rozmowę. Spotkania są ukierunkowane i produktywne, bo ich agenda została stworzona demokratycznie.”

Wszystko zaczęło się w 2009 roku w Seattle, kiedy Jim Benson i Jeremy Lightsmith chcieli stworzyć spotkanie poświęcone dyskusji nad technikami metody Lean, ale bez powoływania osobnych grup czy nowych hierarchii. Marzyli, aby każdy miał możliwość wypowiedzenia się, poszerzania horyzontów czy dyskusji. Tu podejście Lean zderzyło się z ideą spotkania przy kawie. Efektem były krótkie, ale efektywne meetingi.

Power coffee

Metoda Lean Coffee jest bardzo często wykorzystywana podczas burz mózgów, spotkań integracyjnych lub onboardingowych czy spotkań wewnętrznych w zespole. Najlepiej sprawdza się tu mała liczba uczestników – maksymalnie 10. Dzięki temu spotkania nie rozciągają się w czasie, a każdy ma szansę się wypowiedzieć.

Jak się przygotować?

Bez względu na to, czy pracujesz w biurze czy zdalnie przyda Ci się:

– długopis,

– kartki,

– stoper.

Jeszcze przed spotkaniem przygotuj tabelę z trzema kolumnami: do dyskusji, dyskutowane, przedyskutowane. Możesz to zrobić na tablicy lub wirtualnie za pomocą np. Google Docs lub innego dostępnego narzędzia.

Jak przeprowadzić Lean Coffee?

– Dziś większość osób pracuje zdalnie, ale nie ma się czym martwić. Do zdalnego przeprowadzenia tzw. Lean Coffee pomogą m.in. Mural, Miro, Easy Retro, czy Lean Coffee Table. Głosowanie nad tematami można przeprowadzić na tablicy online dostępnej dla wszystkich uczestników, a tzw. rzymskie głosowanie – to po prostu wysyłanie emojis na czacie w aplikacji Zoom, Teams czy Google Meet – mówi Marta Kamińska z Solutions.Rent.  

Zobacz też: Trening umysłu. 6 sprawdzonych metod

Spotkanie Lean Coffee podziel na trzy etapy:

Wybór tematów

Uczestnicy spotkania mają 5 minut, aby zaproponować tematy do dyskusji. Mogą to zrobić na kolorowych karteczkach, jeśli pracujecie w biurze lub wirtualnie na czacie – jeżeli spotykacie się online. Pamiętaj – tu nie ma złych pomysłów.

Wszystkie propozycje umieść w tabeli w kolumnie – do dyskusji. Poproś każdego z uczestników, aby opowiedział o pomyśle w dwóch zdaniach. Jeśli jakieś tematy się pokrywają – uznaj je za jeden.

Głosowanie

Każdy z użytkowników dostaje 3 głosy, dzięki którym nadaje priorytet tematom. Może oddać je na 1, 2 lub 3 tematy. Te, które zdobędą najwięcej głosów będą poddane dyskusji jako pierwsze. Tematy, na które nikt nie zagłosował nie będą omawiane na spotkaniu.

Na głosowanie przeznacz 5 minut. Następnie podlicz głosy i ustaw tematy według hierarchii ważności.

Dyskusja

Pierwszy temat z kolumny “do dyskusji” przenieś do kolumny “dyskutowane”. Ustaw czas na 5 minut i poproś zainteresowanych tematem o wypowiedź. Minutę przed końcem czasu daj znać uczestnikom, że panel dobiega końca.

Jeśli dyskusja trwa w najlepsze możesz przeprowadzić tzw. „rzymskie głosowanie”. Na Twój sygnał każdy z uczestników powinien pokazać czy chce kontynuować temat czy przejść do kolejnego. Jak to zrobić? Wystarczy odpowiednio podnieść kciuk:

– kciuk w górę – chcę kontynuować,

– kciuk w dół – nie chcę kontynuować,

– kciuk w bok – wstrzymuję się.

Jeśli większość osób chce kontynuować dyskusję – ustaw stoper na kolejne 5 minut i pozwól wypowiedzieć się innym. Jeżeli zespół chce się zająć kolejnym tematem – przejdź dalej, a temat obecnej rozmowy przenieś do kolumny przedyskutowane. Pamiętaj – nie wszystkie tematy muszą pojawić się na jednym spotkaniu. Priorytetem jest czas.

Sprawdź też: Savoir-vivre spotkania biznesowego

Na dziesięć minut przed końcem spotkania zrób krótkie podsumowanie. Zaznacz, jakie decyzje zostały podjęte lub jakie wnioski wyciągnięte.

Dlaczego warto?

Dzięki Lean Coffee ograniczasz długie i nikomu niepotrzebne dyskusje. Zajmujesz się tylko i wyłącznie tematami, które interesują grupę. Dzięki temu zwiększa się zaangażowanie uczestników. Na spotkaniu panuje atmosfera skupienia, a Ty możesz przedyskutować wiele tematów w ograniczonym czasie. Sama dyskusja jest otwarta na pomysły, wzajemną naukę i nastawiona na słuchanie. Zachodzi wymiana doświadczeń, wiedzy i spojrzeń z różnych perspektyw, a to tylko ją wzbogaca. Formuła jest łatwa do wdrożenia. Spotkanie możesz zorganizować w dowolnym momencie, nawet bez doświadczenia.

Szukasz miejsca do pracy w metodzie Lean Coffee? Kliknij tutaj i sprawdź biura Solutions.Rent.