Co to jest offboarding i jak go przeprowadzić?

Badania firmy Aberdeen wskazują, że tylko 29% przedsiębiorstw ma opracowane procedury offboardingu (odejście pracownika). Tymczasem, odpowiednie zakończenie współpracy może przynieść wiele dobrego. W końcu poczta pantoflowa i siła rekomendacji wciąż działa.

– Wśród najczęstszych przyczyn rezygnacji z pracy są: niespełnione oczekiwania finansowe, nieodpowiednia kultura firmy, zła atmosfera w zespole i brak stabilizacji. Niewątpliwie jednak bardziej niekomfortową sytuacją jest zwolnienie z pracy. Skala stresu Thomasa Holmesa i Richarda Rahe’a pokazuje, że utrata pracy jest jednym z najbardziej stresujących wydarzeń życiowych. Właśnie dlatego proces offboardingu powinien być dokładnie zaplanowany – mówi Marta Kamińska z Solutions.Rent.

Dobry offboarding składa się z sześciu etapów.

Offboarding – etap 1: rozmowa

Zwolnienie powinna poprzedzać rozmowa z pracownikiem i wręczenie mu wypowiedzenia. Spotkanie warto przeprowadzić w spokojnej atmosferze mimo, że w wielu przypadkach jest to wręcz niemożliwe, ze względu na duże emocje. Warto już podczas rozmowy ustalić formalne aspekty zwolnienia:

– liczba dni urlopowych dla danego pracownika oraz ustalenie, czy pracownik powinien je wykorzystać, czy pracodawca wypłaci za nie ekwiwalent.

– ustalenie czy następuje zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy.

Zobacz też: Urlop 2021: wszystko, co powinieneś wiedzieć

Pamiętaj!

Jeśli Ty zwalniasz pracownika – warto, aby na rozmowie była obecna jeszcze jedna osoba, która będzie pełniła rolę świadka. Może to być pracownik działu HR. Nigdy nie zwalniaj pracownika przez telefon lub za pomocą wiadomości e-mail.

Offboarding – etap 2: komunikacja zmiany

Offboarding skupia się zazwyczaj na osobie zmieniającej pracę. Jednak równie ważni są członkowie zespołu i pozostali pracownicy. Ich pomoc w okresie zmiany będzie nieoceniona. Dopóki nowa osoba nie zostanie zatrudniona, pozostali przejmą obowiązki zwolnionego. Dlatego zwlekanie z informacją lub unikanie jej nie jest dobrym rozwiązaniem w tym przypadku.

Zespół powinien dostać informację o powodzie zmiany pracy, terminach zakończenia umowy między stronami, obowiązkach, które będzie trzeba przejąć oraz oficjalnej dacie pożegnania pracownika. Im więcej informacji przekażesz – tym lepiej. Wszelkie niedopowiedzenia mogą prowadzić do plotek.

Offboarding – etap 3: przekazanie obowiązków

Przekazanie obowiązków jest kluczowe w dobrym funkcjonowaniu firmy. W dużej mierze zależy to od pracownika, który odchodzi. Dlatego warto zadbać o miłą atmosferę, ponieważ ułatwia ona płynne działanie. Można również przygotować tzw. check-listy “to do”. Pomogą one przejąć obowiązki nowej osobie. Powinny się na nich znaleźć m.in.:

– opis bieżących projektów,

– lista zadań do realizacji,

– dane do osób kontaktowych,

– dokumenty i narzędzia, z których korzysta pracownik lub uprawnienia administracyjne.

Offboarding – etap 4: wywiad indywidualny

Z pracownikiem, który odchodzi z firmy powinno przeprowadzić się tzw. exit interview. Jest to rozmowa podsumowująca. Daje ona cenne informacje zwrotne o organizacji firmy i pozwala w przyszłości przeprowadzić zmiany. Spotkanie powinno być prowadzone przez pracownika HR lub osobę z zewnątrz. W trakcie rozmowy warto zadać pytania o:

– powód odejścia z pracy,

– poziom zadowolenia z pracy, warunków, benefitów,

– relacje ze współpracownikami,

– kulturę firmy,

– politykę firmy.

Jeśli nie masz możliwości przeprowadzenia rozmowy z pracownikiem na żywo, wyślij do niego ankietę w wersji online.

Offboarding – etap 5: ostatni dzień pracy

Ostatni dzień pracy powinien być zorganizowany równie dobrze, jak pierwszy. Pomoże w tym check-lista dla osoby prowadzącej offboarding, ale także dla pracownika. Warto umieścić na niej m.in.:

– oddanie sprzętu elektronicznego, służbowego samochodu,

– oddanie kluczy lub kart dostępu do firmy,

– przekazanie dokumentów lub dostępu do nich,

– zabranie rzeczy osobistych.

Zorganizuj dla osoby odchodzącej z pracy spotkanie pożegnalne. Sprawi ono, że pracownik zachowa dobre wspomnienia o firmie i poczuje, że był jej ważną częścią. Miłym akcentem będzie drobiazg na zakończenie współpracy lub kartka z podpisami osób z firmy.

Sprawdź też: 8 kompetencji miękkich, które przydadzą się w pracy

Nie należy zapomnieć o podziękowaniu za współpracę, zaangażowanie i energię włożoną w rozwój firmy. Pracownikowi warto wystawić również referencję. To, jak jest przeprowadzony offboarding widzi cały zespół, a na tej podstawie wyciąga wnioski o kulturze firmy.

Ważnym elementem jest również zamknięcie skrzynki mailowej byłego pracownika, usunięcia z firmowych grup dyskusyjnych, platform zarządzania projektami i zgłoszenie rezygnacji z benefitów. Pamiętaj, aby najpierw poinformować o tym pracownika, aby nie był on zaskoczony, ponieważ może to odebrać negatywnie.

Offboarding – etap 6: utrzymywanie kontaktu

Nie od dziś znane jest powiedzenie „nie ważne jak się zaczyna, ważne jak się kończy”. Podczas pożegnania pracownika warto zaproponować mu utrzymywanie kontaktu. Jest to istotne ze względu na wizerunek pracodawcy. Nie zapominaj, że były pracownik jest ambasadorem Twojej marki.

Szukasz nowoczesnego i komfortowego miejsca do pracy? Kliknij tutaj i sprawdź biura Solutions.Rent.