Jak zaplanować zadania i kamienie milowe w projekcie?

W pracy bywa jak w codziennym życiu – bez listy zadań do odhaczenia i konkretnego planu nie sposób czasem zadbać o wszystkie obowiązki z należytą starannością. Nietrudno o prawdziwą katastrofę, gdy zapomnisz o zaledwie jednej sprawie, od której zależą wszystkie kolejne zadania. 

Technik skutecznego planowania jest wiele. Być może należysz do osób, które wbrew cyfrowej ewolucji preferują sporządzanie notatek na kartkach i w zeszytach. W tej metodzie nie ma nic złego! Zapiski sporządzane w ten sposób mogą stać się idealnym pretekstem do stworzenia własnej mapy myśli, dzięki której rozszerzysz swoje listy pomysłów i inspiracji.

Jeśli dzielisz projekt z innymi osobami, m.in. współpracując w dużym zespole, pomocnymi narzędziami przy organizacji Twojej pracy będą aplikacje umożliwiające tworzenie, delegowanie i kategoryzowanie zadań, takie jak np. Asana. Jeśli tylko tego potrzebujesz łatwo połączysz je ze swoim cyfrowym kalendarzem, przy pomocy którego zorganizujesz spotkania online, podepniesz linki i załączniki. Te aplikacje – wbrew pozornej złożoności – mają ułatwić ci pracę i sprawić, że stanie się ona tylko bardziej efektywna.

Przeczytaj także: 5 aplikacji do sprawnego zarządzania projektami

Od czego zacząć planowanie zadań?

Na samym początku pracy nad projektem najbardziej pomocne okaże się przeanalizowanie naszych potrzeb i celów, do których dążymy. Następnym niezbędnym elementem działań będzie podzielenie ich na etapy i wyznaczenie harmonogramu realizacji – zgodnie z realistycznymi oczekiwaniami.

Możesz zastanawiać się, czy konieczny jest cały ten trud i czas poświęcony planowaniu zaraz po rozpoczęciu pracy nad projektem? Czy nie lepiej byłoby poczuć flow i spontanicznie stawić czoła przyszłym zadaniom i niespodziankom? 

W planowaniu nie chodzi jedynie o rozpisanie zadań, ale też o wstępne opracowanie i przewidzenie ewentualnych trudności. Gdy kierujesz się zbytnim optymizmem i ekscytacją związaną z rozpoczęciem nowego projektu, możesz bardzo łatwo przeoczyć, które elementy tak naprawdę doprowadzą Cię osiągnięcia upragnionego celu. Mowa tutaj m.in. o sytuacjach kryzysowych i sposobach na radzenie sobie z nimi, analizie budżetu, pozyskaniu grupy odbiorców lub czasie potrzebnym na ukończenie projektu.

Jakie elementy muszą znaleźć się w idealnie zaplanowanym projekcie?

Przede wszystkim zwróć uwagę na czas jego trwania – czy musisz zmieścić się w odgórnie wyznaczonym deadlinie, czy też możesz pozwolić sobie na jego realizację zgodnie z wyznaczonym przez siebie rytmem?

Zastanów się, do czego dążysz, jaki efekt przyniesie ukończenie pracy. Zarówno jeśli rezultatem Twoich działań będzie stworzenie określonego produktu, a proces polega na projektowaniu i udoskonalaniu prototypu przed wejściem na rynek, jak i otwarcie lokalu gastronomicznego, gdy zadania pośrednie opierają się na remontowaniu, szkoleniu personelu i marketingu.

Zainteresuje Cię również: Praca w zespole interdyscyplinarnym. Największe korzyści 

Gdy zarys zadań będzie już gotowy, ustal harmonogram do wykonania poszczególnych czynności. Pamiętaj jednak, że ma być on obiektywnie realny. Gdy pracujesz w większym zespole, przydziel odpowiednie osoby do ich realizacji. Zastanów się, czy zadania mogą być wykonane niezależnie od siebie i czy realizacja jednego wymaga ukończenia drugiego?

Wyznacz kamienie milowe swojego projektu

Czyli ważne etapy, które podsumowują pewien zestaw zadań. Nie wskazują one jedynie na zakończenie prac. Dzięki nim będziesz w stanie analizować dotychczasowe działania, a następnie usprawnić je i ulepszyć.

Kamienie milowe w przejrzysty sposób wskażą Ci jak (szybko, sprawnie) przebiegają postępy nad pracami – czy są one odpowiednio rozłożone w czasie i zgodne z Twoimi oczekiwaniami. Jak o to zbadać? Metoda jest bardzo prosta – gdy osiągniesz już wyznaczony etap, dopisz do niego datę i porównaj ją z wcześniej oszacowanymi założeniami. Dzięki temu będziesz w stanie zrozumieć, czy praca nad projektem idzie zgodnie z planem, a co najważniejsze – czy nadal realne jest osiągnięcie założonego celu.

Istotnym wydarzeniem w Twoim projekcie może być np. podpisanie umowy, otrzymanie akceptacji od klienta czy też przesłanie ukończonej książki do korekty. Te ważne punkty projektu mają za zadanie pomóc w jego realizacji i uzmysłowić Ci rzeczywisty postęp.

Planuj z głową!

Gdy już wiesz, na co zwrócić uwagę przy wstępnym planowaniu swojej pracy, spróbuj prześledzić swoje dotychczasowe działania – czy działałeś zgodnie z harmonogramem? Czy wyznaczałeś kolejne etapy prac? Uzupełnij tą wiedzą kolejne działania, których będziesz się podejmować – z pewnością, gdy raz spróbujesz, nie będziesz mógł wyobrazić sobie innego sposobu na ich realizację!

Szukasz lokalu do wynajęcia na biuro? Kliknij tutaj!