Background screening, czyli weryfikacja kandydatów w 5 krokach

Rekrutacja jest zawsze obarczona ryzykiem zatrudnienia osoby o nieadekwatnych kompetencjach, wykształceniu odbiegającym od deklarowanego lub nieumiejącej współpracować w zespole. Background screening ma zapobiec tego rodzaju pomyłkom. Jeśli samodzielnie prowadzisz rekrutację, zapewne przyda Ci się kilka podpowiedzi, jak weryfikować kandydatów.

Dlaczego warto sprawdzać?

Background screening, zwany też ‘background checkingiem’ to pozyskanie, w sposób etyczny i zgodny z prawem, wszelkich dostępnych informacji o osobie ubiegającej się o pracę. Celem tego procesu jest ustalenie, czy kandydat przedstawił prawdziwe informacje na swój temat, a jego umiejętności i wcześniejsze dokonania pozwalają zatrudnić go w Twojej firmie.

– Specjaliści ds. HR, bardzo często korzystają z biur do wynajęcia, kiedy prowadzą background screening. Dzieje się tak, ponieważ te procesy są poufne i muszą do samego końca pozostać poza macierzystą firmą. Niekiedy przedsiębiorstwa zlokalizowane daleko od stolicy szukają miejsca spotkań z kandydatami w komfortowym biurze w centrum Warszawy. Często też obiektami zainteresowania headhunterów są wysokiej klasy specjaliści, pracujący w zlokalizowanych niedaleko biurowcach, którym zależy na dyskrecji – wyjaśnia Marta Kamińska z Solutions.Rent.

Być może zainteresuje Cię również: Jakie pytania zadać kandydatowi na rozmowie kwalifikacyjnej? 

Dlaczego warto sprawdzać kandydatów? Z badania pt. „Kłamstwa w CV na polskim rynku pracy’, przeprowadzonego przez IBBC Group, wynika, że 81% rekruterów wykryło nieprawdę w CV kandydatów. Trzeba jednak przestrzegać kilku zasad:

Prześwietlaj w granicach prawa

W art. 221 Kodeksu Pracy możesz sprawdzić, jakich informacji może żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Są to imię i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Podczas rekrutacji na niektóre stanowiska można również zażądać potwierdzenia niekaralności.

Uzyskaj zgodę na sprawdzenie referencji

Aby otrzymać każdą inną informację niż określone w Kodeksie Pracy, a także sprawdzić referencje, musisz uzyskać zgodę na przetwarzanie danych osobowych, ponieważ tak stanowi Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych (RODO). W przypadku informacji o stanie zdrowia, bez odrębnej zgody na przetwarzanie tego rodzaju danych osobowych, pracodawca nie może umieścić jej w swoich zasobach. Nie sposób jednak uniemożliwić mu wzięcia ich pod uwagę, kiedy będzie decydował o zatrudnieniu.

Nie baw się w szpiega

Jeśli kandydat w ogóle nie dostarczył referencji, kontaktowanie się z byłymi pracodawcami i współpracownikami, aby pozyskać informacje, jest wysoce nieetyczne i może być podstawą do kroków prawnych. Można ponieść odpowiedzialność nie tylko na podstawie RODO, ale też narazić się na pozew związany z naruszaniem dóbr osobistych. Warto też zauważyć, że rzetelność pozyskanych w ten sposób informacji jest dyskusyjna.

Zbadaj „cyfrowy ślad”

Media społecznościowe pozwalają rekrutującym na wiele, natomiast background screening powinien ograniczać się wyłącznie do serwisów, związanych z wizerunkiem profesjonalnym, jak LinkedIn, Goldenline
czy Xing. Można dzięki nim potwierdzić stopnie wykształcenia, przeczytać opinie współpracowników z poprzedniej firmy i ocenić wartość publikacji własnych, bądź polecanych jako istotne.

Przeczytaj także: 7 najważniejszych narzędzi rekrutacji

Zachowaj ostrożność wobec wyników wyszukiwania

To oczywiste, że aby sprawdzić, czy kandydat nie zamieszcza w sieci treści stawiających go w negatywnym świetle, użyjesz wyszukiwarki. Pamiętaj jednak, że wizerunek online każdego z nas jest wypadkową działania algorytmów wyszukiwania, całego łańcucha interakcji między użytkownikami sieci, a niekiedy również celowych działań osób trzecich. Niefortunna wypowiedź publiczna sprzed kilkunastu lat nie powinna dyskredytować doświadczonego specjalisty, nawet jeśli ciągle widać ją w czołówce wyników organicznych.

Powyższe zasady to swoiste „etyczne BHP” procesu rekrutacji. Planując background screening, zawsze warto poprosić o zgodę na przetwarzanie danych, pamiętając, że powinna mieć formę odrębnego oświadczenia,
a odmowa jej udzielenia, nie może być powodem wykluczenia z rekrutacji.

Szukasz biura do wynajęcia na potrzeby rekrutacji? Kliknij tutaj i sprawdź biura Solutions.Rent