7 zasad, które pomogą Ci pracować bardziej produktywnie

Jak być bardziej produktywnym? Poradników na ten temat nie brak, ale z całą pewnością warto skupić się na 7 praktycznych poradach, których zastosowanie na co dzień wyraźnie zwiększy Twoją efektywność w pracy

Planuj i… trzymaj się planu 

Niezbyt odkrywcze, ale uniwersalne stwierdzenie: plan to podstawa każdej pracy, chyba że jej istotą jest ciągłe „gaszenie pożarów”. Bez względu na to, ile zadań przed Tobą, ułożenie dzień wcześniej listy według priorytetów to najważniejsza część dnia pracy. Warto poświęcić na nią dokładnie tyle czasu, ile potrzeba. Pospieszne układanie planu zemści się prędzej czy później, więc jeśli nie chcesz porzucać dopiero co rozpoczętego zadania, żeby zająć się tym najpilniejszym, stosuj priorytety i planuj je w podziale na pilne, ważne i terminowe. Ustal, kiedy Twoja produktywność jest najwyższa, innymi słowy, które godziny dnia pracy pozwalają Ci pracować najwydajniej i właśnie w tych przedziałach czasowych ulokuj najważniejsze zajęcia.

Zacząć… to połowa roboty

Nęka Cię konieczność wykonania zadania, ale ciągle je odwlekasz z powodu nieprzygotowania? Najgorsza sytuacja. Świetnie opisał ją Brian Tracy w książce „Zjedz tę żabę”. Zgodnie z nią najlepiej… po prostu zacząć, bo idealne momenty nigdy nie nadchodzą. Taki „skok na główkę” z reguły wyzwala dodatkową energię i uwalnia pomysły, dlatego nie ma co deliberować, nawet jeśli wydaje Ci się, że potrzebujesz więcej czasu. Oczywiście już na etapie planowania, określ, ile czasu potrzebujesz na kolejne zadanie i staraj się trzymać tych ustaleń.

Przeczytaj także: 5 playlist na Spotify idealnych do pracy

Zaplanuj przerwy i posiłki

Nikt nie potrafi pracować bez odpoczynku, a praca bez przerw nie daje najlepszych efektów. To kolejny truizm, ale zbyt często zapominamy, że produktywność obniża się znacząco bez chwili wytchnienia. Dla optymalnej wydajności warto podzielić pracę na cykle. Jedno z najpopularniejszych rozwiązań to praca przez 10 min, 2 minuty przerwy i powtórzenie tego 5 razy. Często stosowane jest także technika „pomodoro”, zwana tak, ponieważ kojarzy się z krojeniem tego warzywa na plasterki. Typowy „pomidorek” to 25 minut pracy plus 5 minut przerwy. Obszerniejsze zadania warto rozplanować na kilka takich cykli, a po czwartym zrobić dłuższą przerwę, trwającą do 30 minut. A skoro o warzywach mowa – przestrzegaj także pór posiłków. Oprócz zaopatrzenia organizmu w niezbędne „paliwo” spożywanie posiłków razem ze współpracownikami służy codziennej integracji zespołu.

Wyłącz rozpraszacze i zrezygnuj z pogawędek

Wyłącz wszelkie czynniki, które uniemożliwiają całkowite skupienie się na pracy. Wycisz telefon, wyłącz powiadomień komunikatorów i poczty oraz aplikacji. Ogranicz do niezbędnego minimum liczbę zakładek w przeglądarce i aplikacji na komputerze. Najlepiej zrezygnuj w czasie pracy z mediów społecznościowych, chyba że są Ci potrzebne do wykonania zadania. Jeśli pozwala na to charakter Twojej pracy, pozostań w pełni offline. Warto także poinformować osoby z sąsiednich stanowisk, że potrzebujesz dłuższej chwili koncentracji. 

Przeczytaj także: 6 rzeczy, które musisz mieć na swoim biurku 

Komasuj zadania o podobnym charakterze 

Zaplanuj blisko siebie zadania o podobnego typu. Rozmowy telefoniczne, planowanie, redagowanie maili i inne zbliżone do siebie grupuj w jeden segment. Sprawdź, które wymagają całkowitej ciszy, a które opuszczenia biura. Komasacja zadań pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu. Warto takie „pakiety” zadań rozpoczynać od najłatwiejszego – już na starcie masz poczucie sukcesu, które pozwoli z werwą zabrać się za te trudniejsze. 

Dbaj o porządek na biurku i w bezpośrednim otoczeniu

Warto poświęcić trochę czasu na uporządkowanie pomieszczenia, w którym pracujesz, biurka, a nawet pulpitu komputera. Wielu z nas umniejsza znaczenie tych czynników, ale od dawna wiadomo, że bałagan utrudnia koncentrację, a ponadto utrudnia odszukania niezbędnych rzeczy w czasie wykonywania obowiązków. I zamiast dokończyć raport, szukasz potrzebnych dokumentach w starcie papierów, tracąc bezcenny czas.

Skup się na tym, co przyniesie najistotniejsze wyniki

Oczywiście, że każde z zaplanowanych zadań da jakiś efekt. Naucz się je jednak wartościować według zasady Pareto, w myśl której 80% rezultatów pochodzi z 20% nakładów. Znajdź więc na początek 20 % Twojego czasu pracy, które daje najcenniejsze wyniki i skup się na nich podczas planowania. Nie masz pewności, które z nich są dla firmy najważniejsze? Zapytaj przełożonych. Wyznaczanie priorytetów, to ich kluczowy obowiązek.

Na zakończenie jeszcze jedna rada, służąca podniesieniu Twojej efektywności. Tak jak dbający o linię starają się nie podjadać między posiłkami, tak każda osoba pracująca umysłowo powinna unikać „przekarmienia” informacjami. Naucz się odcinać strumienie danych, które bez przerwy do Ciebie płyną. Nawet jeśli wydaje Ci się, że dobrze znosisz bezustanny szum informacyjny, Twój mózg, zasypywany nimi bez przerwy, pracuje mniej wydajnie, a Twoja wrażliwość na inne, istotniejsze bodźce, spada. Między innymi dlatego tak ważne jest robienie przerw i wdrażanie „trybu offline” w codziennej pracy.

Szukasz komfortowej przestrzeni biurowej? Kliknij tutaj i sprawdź biura Solutions.Rent.