7 rzeczy, o których nie możesz zapomnieć przed urlopem
Jak przygotować się w pracy do urlopu? Co zrobić, żeby nie odbierać służbowego telefonu na górskim szlaku, ani nie odpisywać na ważne maile siedząc na plaży? W jaki sposób uporządkować sprawy zawodowe na czas nieobecności? Przeczytaj, o czym musisz pamiętać, żeby w czasie urlopu nie zaczynać dnia od przeglądania firmowego maila.
Właściwi zastępcy
Kluczową sprawą podczas planowania urlopowej nieobecności jest wskazanie osób zastępujących. Trzeba dokonać szeregu wyborów, biorąc pod uwagę nie tylko zakresy obowiązków, ale także dotychczasowe doświadczenie i ogół ich kompetencji. Twoi zastępcy wykonywali już zadania podobne do Twoich? Świetnie! Nawet jeśli nie będą mieli kompletu potrzebnych informacji, będą wiedzieli, do kogo zwrócić się z pytaniami albo z jakich zasobów skorzystać. Czy poproszenie szefa o sugestie co do wyboru odpowiednich „dublerów” jest wskazane? Z pewnością, byle z odpowiednim wyprzedzeniem.
Komunikacja i wdrożenie
Pamiętasz, ile czasu zajęło Ci wdrożenie się w obowiązki w nowym miejscu pracy? Podobny „mini onboarding” musisz teraz przeprowadzić dla każdej z osób, które poprowadzą Twoje projekty, kiedy Ty będziesz się wygrzewać na plaży. Niezależnie, czy przekazujesz obowiązki kilku, czy jednej osobie, czeka Cię sporo pisania, żeby zastępcom przekazać konkretne instrukcje, podlinkować wszystkie niezbędne pliki, udostępnić zasoby i nadać konieczne dostępy i uprawnienia.
Przeczytaj także: 7 prostych ćwiczeń na asertywność.
Spotkania, pytania i odpowiedzi
Spotkanie ze współpracownikami, podczas którego przekażesz zadania musi być bardzo dobrze przygotowanie. Każdy projekt przejmowany przez kogoś innego musi być opisany, a jego newralgiczne punkty – szczegółowo opisane. Tu nie ma miejsca na „dacie sobie radę”. Warto poświęcić nawet kilka godzin, żeby rozpisać konkretne procesy w formie harmonogramu i nie zobaczyć po powrocie kilkudziesięciu nieodebranych połączeń na służbowym telefonie, prawda? Przedurlopowy meeting przyspieszy przekazywanie obowiązków, bo będzie doskonałą okazją do szybkiego uściślenia wielu informacji.
Szablony, wzory dokumentów i checklisty
Stworzenie szablonów dokumentów, które mogą być potrzebne pod Twoją nieobecność to pozornie oczywista sprawa. Sęk w tym, że zabieramy się do tego zwykle zbyt późno, tymczasem dla komfortu pracy na co dzień warto wszystkie powtarzalne treści zgromadzić w jednym miejscu, niezależnie, czy to wzór wezwania do zapłaty, czy szablon wyceny bądź brief dla klienta. Rzecz jasna, każdy z nich powinien mieć formę dokumentu „przypinanego” do całości dokumentacji projektu. Świetnie sprawdzają się także checklisty, które pozwolą Twoim zastępcom poprowadzić sprawy bez pomijania istotnych szczegółów. Zła wiadomość – nikt nie sporządzi ich lepiej od Ciebie, a więc masz jeszcze więcej pisania.
Sprawdź też: Techniki efektywnej nauki, które ułatwią zdobywanie wiedzy
Płatności
Jeśli masz do wyegzekwowania jakieś przepływy finansowe, Twoja odpowiedzialność jest tym większa, a możliwości delegowania mniejsze. Koniecznie wpisz w kalendarz wszystkie przypomnienia o konieczności zasilenia kart płatniczych, zbliżających się terminach płatności czy raportowania kosztów i udostępnij je współpracownikom. Poza przekazaniem harmonogramów swoim zastępcom oraz osobom odpowiedzialnym za czynności księgowe, warto też uprzedzić dostawców usług zewnętrznych o planowanej nieobecności. W najgorszym wypadku, nawet jeśli któryś przelew wyjdzie z opóźnieniem, będą oni znali przyczynę i w razie czego, wykażą większe zrozumienie.
Powiadomienia, autorespondery, przekierowania
Jeśli odpowiednio wcześnie zadbasz o komunikację wewnątrz firmy, zapewnisz sobie względny komfort ostatniego dnia przed urlopem. Wykorzystaj go na „technikalia”; udostępnienie kalendarza, uzupełnienie opisów projektów i dokumentów, nadanie osobom zastępującym odpowiednich uprawnień i – co najważniejsze – sprawdzenie, czy wszystko działa. Nagranie urlopowej wersji powitania poczty głosowej oraz włączenie opcji przekazywania wiadomości i połączeń telefonicznych będą już tylko formalnością.
Zapowiedź nieobecności
Oczywiście, że pamiętasz o włączeniu automatycznej odpowiedzi o nieobecności. Z pewnością też zdajesz sobie sprawę, że należy ustawić nieco inną jego treść dla współpracowników, a inną dla osób spoza organizacji. A może warto również zawrzeć w stopce lub jako post scriptum maila informację o nadchodzącym urlopie? Wystarczy zrobić to na kilka lub kilkanaście dni przed wyjazdem. W ten sposób ułatwisz sobie przygotowania do wyjazdu, bo zainteresowane osoby same zapytają, z kim kontaktować się pod Twoją nieobecność i czego będą potrzebować, zanim udasz się na upragnione wakacje. Takie ‘memento’ pomaga także zapobiec ewentualnym komplikacjom i nieporozumieniom wewnątrz firmy.
Z badania „Zwyczaje urlopowe Polaków – lato 2021” wynika, że tylko 18 proc. ankietowanych wyłącza służbowy telefon podczas wypoczynku. Jeśli zastosujesz powyższe wskazówki, szybciej dołączysz do nich i w pełni będziesz móc w spokoju rozkoszować się zasłużonym urlopem.
Szukasz prestiżowej i eleganckiej przestrzeni do pracy? Kliknij tutaj i sprawdź biura Solutions.Rent.
