6 warunków efektywnego spotkania biznesowego

Uczestniczysz w spotkaniu biznesowym i zastanawiasz się… po co? A może je organizujesz, wiedząc, że omówienie paru kwestii przy szefie wcale nie da istotnego postępu w pracy? Przeczytaj, jakie warunki muszą być spełnione, aby Twoje spotkania biznesowe były naprawdę efektywne.

Określ cel spotkania i sprawdź, czy jest naprawdę konieczne

Pomyśl, co chcesz osiągnąć, organizując spotkanie. Jaki ma być jego efekt? Zaniechanie tego spowoduje, że zmarnujesz czas. I to nie tylko swój. Nawet jeśli masz sformułowany rezultat, zastanów się, czy faktycznie kolejny meeting jest niezbędny. Być może wystarczy wideokonferencja albo zadanie konkretnych pytań w mailu i wyznaczenie bliskiego terminu odpowiedzi? Dodatkowa zaleta tego drugiego rozwiązania to utrwalenie pewnych działań na piśmie.

Sprawdź, ile kosztuje spotkanie

Wiesz, ile kosztuje godzina Twojej pracy? A każdego z pozostałych uczestników? Dodaj do siebie te kwoty i przelicz na czas potrzebny na spotkanie. Suma może być dość wysoka. Oceń, czy warto ten koszt ponieść. Oszacuj także koszt organizacji spotkania, jeśli odbywa się poza siedzibą firmy; dojazdy, wynajem miejsca spotkania, parkingu, ewentualnych noclegów i cateringu itp. Skonfrontuj je z oczekiwanymi korzyściami. Nadal uważasz, że warto?

Przeczytaj także: 6 reguł efektywnego brainstormingu

Precyzyjnie określ ile czasu będzie potrzebne 

Większość spotkań nie trwa tyle, ile zakładasz w agendzie i zaproszeniu. To normalne, dlatego najbezpieczniejszą metodą jest założenie 30% rezerwy czasowej. Jeśli meeting skończy się wcześniej, każdy i tak będzie Ci wdzięczny za odzyskanie paru minut. W przypadku, w którym 20 minut przed wyznaczonym końcem zorientujesz się, że temat nie zostanie wyczerpany, uświadom to wszystkim i zapytaj o możliwość przedłużenia spotkania. Ważne: obowiązek pilnowania czasu spoczywa na organizatorze, ale najlepiej wyznaczyć do tego jednego z uczestników. 

Zadbaj o komplet informacji niezbędnych uczestnikom

Agenda spotkania to zaledwie początek. W zaproszeniu warto wysłać dodatkowe informacje, dane lub zestawienia do każdej z osób uczestniczących w spotkaniu. Przygotuj się na ewentualność sięgnięcia po dodatkowe informacje, umieszczone na firmowych dyskach. Bardzo dobrze sprawdzają się Google Drive albo Dropbox. Zadbaj o dostęp do nich, przygotowując się do meetingu i koniecznie sprawdź, czy każdy z plików działa i można go otworzyć online. Zapytaj także, czy ktoś z zaproszonych chce coś dodać do proponowanej agendy.

Zainteresuje Cię także: 6 protipów na efektywne spotkanie online. 

Dobry start, czyli „punktualność jest grzecznością królów”

Bez względu na okoliczności, zaczynaj spotkanie punktualnie. To oznaka profesjonalizmu. Oczekiwanie na spóźnialskich dekoncentruje tych, którzy pojawili się punktualnie i skłania ich do zajęcia się innymi zadaniami, korespondencją, telefonowaniem, itp. Co zrobić jeśli musisz zaczekać, bo takie masz polecenie? Rozpocznij od powitania, przypomnienia celu oraz agendy i pozwól uczestnikom zadać pytania, jeśli takowe pojawiły się w międzyczasie. Poproś o wyłączenie telefonów, oderwanie się od poczty i skupienie się na omawianym temacie.  Ważne: koniecznie wyznacz osobę odpowiedzialną za notatki ze spotkania. Jeśli to spotkanie zewnętrzne, zadbaj o przedstawienie sobie uczestników. Pilnuj także, aby nie odbiegano od tematu i kontroluj czas poszczególnych wystąpień.

Po spotkaniu, czyli co dalej

Na zakończenie dokonaj krótkiego podsumowania. Przedstaw wszystkim kolejne kroki, określ, kto, co i na kiedy ma przygotować. Następnie uzupełnij sporządzone notatki i przygotuj podsumowanie, które roześlesz do wszystkich uczestników i umieścisz na firmowym dysku. Im szybciej zostanie ono wykonane, tym więcej będzie w nim konkretów, a te z kolei przełożą się na efektywność spotkania. Zadania z podsumowania koniecznie umieść w systemie do zarządzania pracą. Pamiętaj również o monitorowaniu postępów w realizacji zadań.

Powyższe wskazówki to zapewne nie wszystko, by spotkanie było maksymalnie efektywne, niemniej przestrzeganie tych zaleceń pozwoli Ci zachować kontrolę nad procesami i ugruntuje Twój profesjonalny wizerunek. A to przecież bardzo ważne.

Szukasz stylowej i wygodnej przestrzeni do pracy? Kliknij tutaj i sprawdź biura Solutions.Rent.