6 protipów na efektywne spotkanie online

Większość firm pracuje teraz w systemie zdalnym. Spotkania odbywają się dzięki programom i aplikacjom do wideokonferencji. Nie wszystkie są jednak dobrze zorganizowane. Jakich zasad warto się trzymać, aby spotkanie online było efektywne? Te 6 pytań pozwoli Ci zaplanować udaną wideokonferencję.

Po pierwsze: co?

Zdefiniuj cel spotkania. Zastanów się, o czym chcesz powiedzieć uczestnikom i czy dla każdego z nich są to cenne informacje? Ustal, co chcesz osiągnąć podczas wideokonferencji. Opracowanie odpowiedzi na to pytanie sprawi, że będziesz skupiony na celu, a spotkanie przebiegnie szybko i sprawnie.

Pamiętaj!

Po każdym meetingu wyślij do uczestników krótkie podsumowanie. Zastanów się też, czy założony cel został osiągnięty i co można poprawić, aby kolejne spotkanie było lepsze.

Po drugie: kto?

Zastanów się, kto powinien uczestniczyć w spotkaniu. Czy na pewno wszystkie osoby są konieczne? Czy wideokonferencja wniesie do organizacji coś nowego lub będzie dotyczyć ważnych decyzji, aby odrywać wszystkich współpracowników od ich zadań? Dobór uczestników spotkania jest ważny i może pomóc zaoszczędzić zarówno Twój czas, jak i czas Twoich współpracowników. Zaproś innych na meeting, ale nie zmuszaj ich, by w nim uczestniczyli (jeśli nie ma takiej potrzeby). Opisz krótko tematykę wideokonferencji i pozwól każdemu zdecydować, czy chce w niej uczestniczyć.

To może Cię zainteresować: Jak zorganizować pracę zdalną?

Po trzecie: kiedy?

Znalezienie odpowiedniego dla wszystkich terminu spotkania nie jest łatwe. Tym bardziej, kiedy każdy ma coś zaplanowane. Spróbuj zorganizować wideokonferencję w godzinach, w których meetingi odbywały się zazwyczaj w biurze. Jeśli spotkania mają być cykliczne, zaplanuj je w tych samych godzinach. Stałe pory spotkań sprawią, że współpracownicy będą o nich pamiętać.

Po czwarte: gdzie?

Zdecyduj, której aplikacji do wideokonferencji chcesz użyć. Sprawdź, czy masz jej aktualną wersję i czy wszyscy uczestnicy spotkania mają ją zainstalowaną i nie mają problemów z jej obsługą. Przy okazji sprawdź też: kamerę, mikrofon, podłączenie do sieci. Kwestie techniczne mogą skutecznie przedłużyć, a nawet popsuć spotkanie.

Czy wiesz, że…

Jeśli masz nagłe problemy ze sprzętem lub internetem – odwołaj spotkanie. Będzie to mniej frustrujące dla Twoich współpracowników niż domyślanie się, co mówisz lub próba wyłapania najważniejszych detali spotkania przy złym przekazie wideo.

Po piąte: ile?

Ustal, ile czasu ma zająć spotkanie. Jeśli uważasz, że omówienie wszystkiego zajmie Ci więcej niż godzinę – spróbuj podzielić meeting na kilka mniejszych. Skupienie się podczas pracy w domu przez kilka godzin może okazać się niemożliwe. Nie zapomnij do zaproszenia na wideokonferencję dodać informację, jak długo potrwa spotkanie i załączyć agendę.

Sprawdź też: 5 aplikacji do zarządzania czasem

Po szóste: jak?

Zadbaj o spokój i komfortową atmosferę wideokonferencji. W pomieszczeniu, w którym prowadzisz rozmowę powinno być cicho. Poproś domowników o zachowanie spokoju na czas meetingu. Pamiętaj o wyciszeniu dźwięków w telefonie. Zadbaj, aby uczestnicy spotkania nie przerywali sobie nawzajem. Jeśli dwie lub trzy osoby będą mówić w tym samym czasie – nikt nic nie zrozumie. Dyscyplina podczas spotkania online jest naprawdę ważna.

Szukasz spokojnej i bezpiecznej przestrzeni do pracy? Kliknij tutaj i sprawdź biura Solutions.Rent.