5 reguł efektywnego feedbacku

Bez względu na branżę i rodzaje wykonywanych zadań, skuteczny feedback jest istotą współpracy. Można powiedzieć, że nieliczne sfery życia zawodowego mogą obyć się bez efektywnego przepływu informacji. Przeczytaj, jak o niego zadbać. 

1.Przygotuj się, zanim dasz informację zwrotną

Przed udzieleniem komuś feedbacku koniecznie uświadom sobie, jakie jest Twoje nastawienie i emocje. Chwila skupienia pozwoli Ci zrewidować wyciągnięte wnioski i sformułować kluczowe tezy swojej wypowiedzi. Twoim celem jest przecież usprawnienie współdziałania i osiągnięcie założonych efektów. Wypowiedź ma być użyteczna dla odbiorcy i dać mu impuls do zmiany

Zobacz też: Techniki efektywnej nauki, które ułatwią zdobywanie wiedzy

2.Zapewnij właściwe warunki dla feedbacku

Nieliczni dbają o komfortowe warunki spotkania, podczas którego przekazuje się informację zwrotną. Niesłusznie.

– To ogromnie ważne, żeby na feedback wybrać miejsce, w którym obie strony będą się czuły komfortowo. Warto zarezerwować sobie nieco więcej czasu niż planujesz i zadbać o odpowiednie warunki. Przede wszystkim chodzi o możliwość zachowania dyskrecji, brak hałasów w tle i osób przerywających rozmowę. Osoby pracujące w naszych lokalizacjach bardzo często korzystają z wydzielonych pomieszczeń i chwalą ich dobrą izolację akustyczną. Wynajmując biuro, warto sprawdzić, czy będzie się miało taki komfort. Przecież to podstawa zachowania poufności rozmów – tłumaczy Marta Kamińska z Solutions.rent.

3.Zadbaj o formę wypowiedzi

• Zwracaj się bezpośrednio do odbiorcy informacji zwrotnej, nawet jeśli rozmowa nie odbywa się w cztery oczy. Pamiętaj, że część feedbacku przekazujesz także mową ciała i mimiką. Podczas spotkań online, kluczowe jest utrzymanie kontaktu wzrokowego.  
• Udzielając informacji zwrotnej, unikaj generalizowania (np. „Ty zawsze…”) oraz oceniania rozmówców typu „Ty jesteś …”. Najczęściej wywołuje to reakcje obronne i rzeczowa rozmowa zamienia się w jałową polemikę. 
• Używaj krótkich i precyzyjnych wypowiedzi. Mów o tym, co i jak zostało zrobione. Staraj się nie porównywać rozmówcy z innymi, bo nie znasz wszystkich okoliczności.
• Mów wyłącznie we własnym imieniu i ze swojej perspektywy. Jeśli przytaczasz cudze wypowiedzi, zadbaj o możliwie najdokładniejsze cytowanie. Nie ma nic złego w opisywaniu emocji, towarzyszących wypowiedziom lub sytuacjom, ale też nie powinny one być podstawą informacji zwrotnej.

4.Stosuj język korzyści

Wiesz, że feedback, którego udzielasz, nie będzie przychylnie odebrany? Staraj się powiedzieć także o tych zachowaniach, które zrobiły na Tobie dobre wrażenie. W tym kontekście najczęściej jest przywoływana technika „kanapki”, polegająca na poprzedzaniu i kończeniu negatywnej informacji zwrotnej pozytywnymi  akcentami. Nie zawsze jest to możliwe i bywa odbierane jako próba manipulacji. Warto jednak przekazać trudną dla odbiorcy informację zwrotną, na tle pozytywnych efektów zmian, które powinny nastąpić dzięki niej.

Zobacz też: 7 aplikacji, dzięki którym zbudujesz dobre nawyki

5.Otwórz się na reakcje drugiej strony

Feedback nie zawsze zostanie dobrze odebrany, dlatego trzeba ze zrozumieniem podejść do reakcji rozmówców. Kiedy zauważysz, że informacja zwrotna jest zbyt trudna, a emocje biorą górę, wstrzymaj się z kolejnymi wypowiedziami. Pozwól na powrót do racjonalnej argumentacji, rzeczowych opinii i właściwej atmosfery. Często wystarczy drobny gest lub uśmiech, żeby uratować sytuację sprzyjającą dalszej rozmowie.

Gdyby powyższe wskazówki zamknąć w jednym zdaniu, brzmiałoby ono „informacja zwrotna powinna pomóc osobie, której dotyczy”. Nawet jeśli wiesz, że feedback nie będzie dobrze odebrany, warto – poza przygotowaniem merytorycznym – zadbać o zachowanie pozytywnego nastawienia i empatii, a także o formę i miejsce do rozmowy.

Szukasz stylowego biura, które zapewnia poufność rozmów? Kliknij tutaj i sprawdź ofertę Solutions.Rent.