3 zasady sympatycznego (i skutecznego) pisania e-maili

E-maile. Jest to często jeden z głównych sposobów komunikacji w naszej pracy. Wymieniamy je z klientami i współpracownikami. Są bardziej oficjalną formą niż zwykły komunikator, ale wcale nie muszą być pozbawione sympatycznego tonu. Jak pisać miłe, ale jednocześnie skuteczne e-maile? Mamy dla Was parę porad! 

Tytuł wiadomości i jej treść – jak ją zaplanować? 

W służbowych e-mailach często rozpisujemy różne procesy, tworzymy podsumowania, prosimy o informacje i umawiamy się na spotkania. Tak jak jedno- lub dwuzdaniowe wiadomości nie wymagają dużego planowania, tak już dłuższe e-maile, mówiące o różnych tematach, etapach i składające się z wielu pytań, warto wcześniej przemyśleć. Zwiększy to prawdopodobieństwo zrozumienia całej wiadomości i odniesienia się do wszystkich wymienionych spraw. 

Jak to zrobić? 

• Pisz od podpunktów. Grupuj tematy i informacje, stosuj różnego rodzaju punktory. 
• Pogrub najważniejsze informacje i nagłówki, tak, aby odbiorca z łatwością mógł znaleźć interesujące go informacje. 
• Twórz podsumowania. Wszystkie pytania zawieraj w jednym miejscu lub przed każdym z nich oznacz osobę, od której oczekujesz odpowiedzi. 

Dzięki tym prostym wskazówkom nie tylko ułatwisz pracę innym, ale również sobie. Jasne i bezpośrednie przekazywanie informacji zmniejszy chaos informacyjny. 

Warto zadbać również o odpowiedni tytuł. Powinien być jasny i posiadać słowa kluczowe – wtedy prościej będzie znaleźć je w wyszukiwarce w razie potrzeby. Nie zalecamy nadużywania ASAPów – powinny być komunikowane tylko w nadzwyczajnych sytuacjach. 

Może spodobać Ci się również: Podręczny słowniczek korpomowy

Ważne „call to action”

Znane ze środowiska marketingowego CTA to nic innego jak wezwanie do działania. Można je stosować również w e-mailach, szczególnie jeśli chcemy utrzymać rozmowę. Jest to istotne np. w kontakcie z potencjalnymi klientami. 

Jak ich używać? Pytać! Zadawaj pytania wymagające odpowiedzi, dopytuj o szczegóły, odnoś się do konkretnych akapitów poprzedniej wiadomości, akceptuj, wyrażaj wątpliwości i okazuj zainteresowanie. Zaangażowana komunikacja to klucz do dobrych relacji. 

Pamiętaj, że po drugiej stronie również jest człowiek

Jedną z głównych zasad, o których musimy pamiętać: po drugiej stronie zawsze jest człowiek, taki sam jak my. Oczywiście, może nas różnić hierarchia zawodowa czy wiek, ale nadal nasze wiadomości powinny być pełne szacunku i zrozumienia. 

Zupełnie inaczej będziemy pisać do koleżanki z pracy (emotikony, a nawet memy są tutaj dozwolone), inaczej kontaktujemy się z szefem, a zupełnie inaczej piszemy do klienta. Wszystko zależy od konkretnej relacji, ale czasami oprócz obowiązków, deadlinów i asapów warto zapytać o to, jak minął weekend, wakacje czy wyrazić nadzieję, że u drugiej osoby wszystko w porządku. 

Przeczytaj również: 3 najskuteczniejsze taktyki networkingowe, które popchną Twój biznes do przodu

Relacje z pracy nie muszą przekładać się na życie prywatne, ale bez wątpienia praca jest dużą częścią naszego życia. Z tego powodu przyjemnie jest się w niej dobrze czuć, a to zazwyczaj nasze relacje z innymi ludźmi sprawiają, że tak właśnie jest.

Odpowiednia komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna pozwoli uniknąć niepotrzebnych sporów, niedomówień i zdecydowanie usprawni wszelkie procesy. 

Szukasz komfortowej powierzchni biurowej, w której nawiążesz wartościowe kontakty biznesowe? Sprawdź ofertę Solutions.rent.