3 sposoby na organizację i planowanie zadań
Organizowanie i planowanie zadań zawsze dzieliło ludzkość na zwolenników tradycyjnych papierowych kalendarzy i nowoczesnych rozwiązań do oznaczania, wpisywania albo nagrywania. Niepotrzebnie, bo przecież chodzi o to, aby wykorzystać go jak najlepiej i wykonać jak najwięcej zadań, prawda?
Prawda jest taka, że jedyne niezawodne narzędzie, które otwiera się szybciej niż każdy system operacyjny, nie zawiesza się i nie potrzebuje prądu, żeby działać, to zwykły zeszyt. Można natomiast używać go w sposób znacznie efektywniejszy niż skreślanie i przepisywanie tych samych opisów spraw do załatwienia.
Przeczytaj również: 6 metod zwiększania produktywności
Praca z listami zadań
Po co właściwie tworzymy listy zadań? Żeby nie musieć pamiętać. Wszyscy mamy na głowach setki rzeczy ważnych, pilnych i terminowych. Te ostatnie wymagają ustawienia przypomnień w smartfonie, ale zeszyt i długopis naprawdę Ci wystarczą. Nikt nie jest w stanie pamiętać o wszystkich szczegółach, dlatego fundamentem skutecznego działania jest spisanie ich w jednym miejscu. Najlepiej takim, do którego możesz sięgnąć w dowolnej chwili. I jeśli chcesz pamiętać o wszystkim, zapisuj każde zadanie. Dosłownie każde, zapisane na jednej liście, na którą zerkasz, kiedy najdzie Cię myśl „coś mam teraz do zrobienia, ale nie pamiętam, co…”. Wyjątek: jeśli widzisz, że zapisywanie potrwa niewiele krócej niż wykonanie albo delegowanie danego zadania, oczywiście odpuść sobie zapiski i bierz się do dzieła.
Kategoryzuj, działaj i skreślaj
Zacznij każdy dzień od zaznaczenia, które zadania dziś wykonasz. Pamiętaj o podziale na „pilne”, „ważne” i „terminowe” oraz o zdrowej równowadze między nimi. Kumulacja w każdej z powyższych kategorii może zagrażać Twojemu życiu lub zdrowiu, co zaświadczą nie tylko lekarze i farmaceuci. Od której kategorii zacząć? Nie ma uniwersalnej metody, niemniej warto już na samym początku dnia mieć jakiś sukces, więc może wybierz coś prostego, żeby skreślić pierwszy punkt na liście? Zrobione? Doskonale. Chwila przerwy i drugie, najlepiej, dla odmiany, z innej kategorii. Po nim kolejne i następne, a kiedy co najmniej dwie trzecie zadań zostało wykreślonych, stwórz nową listę.
Może zainteresuje Cię też: 6 warunków efektywnego spotkania biznesowego
Pamiętaj o hierarchii zadań i rytmie dobowym
Pamiętaj o zasadzie „każdy dzień powinien mieć swój punkt kulminacyjny”. Wyznaczaj sobie jedno zadanie ważniejsze od pozostałych. Ważne, bo rodzące długofalowe konsekwencje albo po prostu wymagające. Jego realizację zaplanuj sobie na czas swojego optimum biologicznego, czyli pory dnia, w której Twój umysł i ciało pracują najwydajniej. Zapomnij o podziale na „sowy” i „skowronki” – nasza wydolność zmienia się w ciągu dnia kilka razy i jest uzależniona od trybu życia odżywiania i paru innych czynników. Na pewno musisz znać swój rytm dobowy i planować tak, żeby wymagające skupienia spotkanie nie przypadło na falę poobiedniej senności. Istotne jest też, aby wykonanie najważniejszego zadania dnia dało Ci poczucie satysfakcji. Nawet jeśli ani przez sekundę nie budziło w Tobie ciepłych uczuć. Oprócz „króla zadań” zaznacz sobie od trzech do pięciu mniejszych. Im także przydziel miejsca w hierarchii. Oczywiście nie zawsze uda Ci się zrealizować wszystkie. Nikomu się nie udaje i nie czyń sobie wyrzutów z tego powodu.
Planuj chwile odpoczynku i zachowaj elastyczność
Kiedy czujesz i widzisz, że tego dnia „moc nie jest z Tobą” – skoncentruj się tylko na zadaniach terminowych. Presja deadline’u pomoże Ci się zmobilizować i będziesz mieć przynajmniej poczucie, że dajesz z siebie, ile możesz. A potem odejdź co najmniej kilka kroków, od tego co robisz i popatrz na zieleń. Odpoczynek do trzecia najważniejsza rzecz, o której musisz pamiętać organizując swoje życie zawodowe i prywatne. Niezależnie, od tego jak rozumiesz słowo „odpoczynek”, musi ono oznaczać oderwanie się od tego, co zajmowało Cię przez ostatnie kilkadziesiąt minut.
Pamiętaj, że planowanie to po prostu dokonywanie wyborów z uwzględnieniem ich skutków. Niezależnie od narzędzia i metody zapisu, warto wyznaczyć sobie także czas na refleksję, czy realizacja Twojego planu sprzed roku prowadzi Cię w dobrym kierunku. Bodaj najważniejsze jest, aby zachowywać elastyczność i – konsekwentnie realizując zadania z kolejnych list – umieć przystanąć i zastanowić się nad celem swoich działań. I jeśli sformułujesz nowy – natychmiast go zapisać.
Szukasz prestiżowego i komfortowego miejsca do pracy? Kliknij tutaj i sprawdź biura Solutions.Rent.
